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12 dicembre 2017 19:00
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Regolamento Interno

ASSOCIAZIONE  ITALIANA  CELIACHIA  PUGLIA ONLUS

 REGOLAMENTO  INTERNO

 per l'attuazione delle finalità dello STATUTO

 

Art 1 PREMESSA 

Il Regolamento interno vuole essere uno strumento in più per realizzare le finalità di solidarietà sociale in conformità con il proprio statuto e le leggi sulle associazioni di volontariato Onlus.

Art. 2 ASSEMBLEE ED ELEZIONI 

L'Assemblea ordinaria e straordinaria dell'AIC Puglia Onlus è regolata dall'Art.8 dello Statuto.

L'Assemblea, su proposta del Presidente Regionale che esprime la decisione del Consiglio Direttivo uscente, delibera il numero di consiglieri all'interno dell'ipotesi statutaria (minimo UNO massimo DUE in rappresentanza di ogni provincia pugliese).

Le modalità per lo svolgimento delle elezioni sono le seguenti:

 All’apertura dei lavori, viene costituito, chiedendo la disponibilità fra i presenti, il seggio elettorale, composto da UN elettore per ogni provincia   che non sia candidato e che non abbia alcun rapporto di parentela con i candidati stessi: uno con compiti di Presidente, gli altri  quali scrutatori e tra questi, un segretario. Possono esercitare il diritto di voto gli associati che si sono iscritti almeno venti giorni prima della data delle elezioni per permettere alla Segreteria di predisporre la lista degli associati aventi diritto di voto in tempo utile.

 

Il  segretario regionale fornirà, al Presidente del seggio, in originale le schede elettorali vidimate dal Presidente e Segretario dell’Associazione e l'elenco contenente gli associati aventi diritto al voto e gli associati il cui versamento della quota d’iscrizione non risulta ancora pervenuto alla segreteria, al fine di dare la possibilità di sanare la posizione di morosità ed esercitare il diritto di voto.

 

Le liste, esposte nei locali dell’Assemblea dall’apertura dei lavori, pari al numero delle province, sono  depositate in segreteria regionale entro il termine ultimo di giorni VENTI dalla data stabilita per le elezioni.

In ogni lista o provincia  saranno elencati, in ordine alfabetico, i nominativi dei candidati, la cui validità della candidatura è stata precedentemente verificata dal Segretario Regionale. 

Sarà comunicato con la convocazione agli associati, l’orario di apertura e chiusura del seggio e la necessità di fornirsi di documento di riconoscimento e della ricevuta di pagamento della quota annuale in corso.

Gli associati che hanno diritto al voto potranno accedere alla sede del seggio elettorale ricevendo dal presidente del seggio la scheda riportante la lista dei candidati presentando un documento di identificazione, e anche la ricevuta di versamento della quota associativa dell’anno in corso. Gli associati residenti fuori regione possono scegliere in quale provincia poter votare, comunicando la scelta alla segreteria, venti giorni prima delle votazioni. Gli associati si possono candidare soltanto nella lista della provincia di residenza.

 

Le votazioni per le elezioni sono fatte a scrutinio segreto e con apposita scheda predisposta dalla segreteria regionale; la scheda deve indicare il numero massimo di preferenze (DUE) che l'elettore può esprimere unicamente per la propria provincia ; il numero di preferenze non può essere superiore al numero dei consiglieri da eleggere (max DUE ) per la provincia di appartenenza.

Al termine delle operazioni di voto, il seggio procede allo spoglio delle schede e alla proclamazione degli eletti, con la lettura dell'apposito verbale.

Risulteranno eletti i candidati che hanno ottenuto il maggior numero di voti, rispettando il numero massimo ( DUE) di consiglieri stabilito per ogni provincia.  

In caso di parità di voto tra i candidati, risulta eletto il candidato eventualmente celiaco, diversamente si terrà conto della maggiore età.

Tutte le cariche istituzionali dell'Associazione sono ricoperte da persone di età maggiorenne e sono

assolutamente incompatibili con incarichi pubblici aventi carattere politico (partiti).

 

Art. 3 CONSIGLIO DIRETTIVO REGIONALE

Al Presidente del Consiglio Direttivo Regionale spettano compiti previsti dall’art. 11 dello statuto. Il Consiglio Direttivo Regionale nell'attuare concretamente i fini sociali delibera su ogni attività o progetto che si intendono realizzare, a breve, a medio e a lungo termine, sulla base delle risorse umane ed economiche effettivamente disponibili. L'attuazione delle predette attività o progetti, nessuna esclusa, si dovrà ottenere con le prestazioni degli associati volontari .

In caso di necessità, accertate e deliberate dal CDR, sarà possibile ricorrere a prestazioni esterne, come riportato nell’art. 3 ultimo comma dello Statuto.

Quando all'Ordine del Giorno è previsto l'argomento Varie ed eventuali, questo avrà solo valore di  informazione e non di delibera.

Gli argomenti all’ordine del giorno sono stabiliti dal Presidente o su richiesta dei consiglieri o coordinatori di commissione.

Il verbale della seduta del CDR è redatto dal segretario verbalizzante incaricato.

Alla fine della stessa riunione il documento  sarà letto, approvato dal CDR e sottofirmato dal Presidente, segretario verbalizzante e da almeno  TRE consiglieri che sigleranno ogni foglio; successivamente la Segreteria Regionale  provvederà all'affissione nell'apposito Registro dei Verbali e l'invio della copia ai consiglieri e coordinatori.

Nella Segreteria Regionale è depositato il registro dei verbali del CDR. I verbali  avranno una numerazione progressiva.

Ogni pagina del registro ha una numerazione progressiva. I verbali sono affissi sul registro, ogni  pagina di quest’ultimo, utilizzata, dovrà essere, timbrata e siglata dal Presidente e dal Segretario. Il timbro dovrà interessare sia la pagina del verbale che quella del registro.

Il Consiglio Direttivo Regionale istituisce le Commissioni di Lavoro che maggiormente si rendono necessarie per il raggiungimento dei fini sociali e nomina i relativi coordinatori.

 

Tutte le attività o progetti devono essere presentate e approvate dal CDR entro fine anno, previa presentazione, da parte del tesoriere, di una relazione economica previsionale. Per le modalità operative si fa riferimento a quanto riportato nell’art. 10 dello statuto ( Comitato Esecutivo ), significando che le suddette  modalità sono approvate con la formula del silenzio assenso, entro il tempo indicato nella comunicazione.

Il Comitato Esecutivo (da ora in poi CE) può effettuare modifiche che non alterino le finalità del progetto, se ritenute urgenti e indispensabili, avvertendo il CDR.  Se interessa la parte economica, questa viene valutata ed eventualmente autorizzata con delibera del CDR.

Sarà compito del CE relazionare al CDR sullo stato dell'arte, alla prima riunione utile.

 

Il CDR. delibera sulla destinazione dei fondi ricavati dall'attività o progetto.

Ogni delibera del CDR. si considera approvata con il voto all'unanimità dei consiglieri presenti ovvero con il voto di maggioranza semplice, cioè la metà dei presenti più uno; in caso di parità, il voto del Presidente vale doppio; la votazione è a scrutinio segreto quando si tratta di eleggere una persona. Negli altri casi decide la maggioranza.

Le decisioni di competenza del Consiglio Direttivo Regionale possono essere adottate, in alternativa alla riunione formalmente costituita, anche mediante consenso espresso per iscritto, via e-mail o fax. Le decisioni scritte avvengono su iniziativa del Presidente che invia la proposta di delibera a tutti gli aventi diritto. I Consiglieri hanno cinque giorni per trasmettere presso la sede legale la risposta, che deve contenere un’approvazione, un diniego o una astensione espressa. La mancanza di risposta dei Consiglieri, entro il termine suddetto, viene considerata come voto contrario.

Le decisioni scritte del Consiglio Direttivo Regionale, adottate ai sensi del presente articolo, devono essere trascritte senza indugio nel libro delle decisioni del Consiglio Direttivo Regionale. Tutti i documenti trasmessi alla sede legale dell’Associazione, relativi alla formazione della volontà dei Consiglieri, devono essere conservati dall’Associazione, unitamente al libro delle decisioni del Consiglio Direttivo Regionale.

La riunione del Consiglio Direttivo Regionale è valida quando sono presenti almeno la metà più uno dei membri aventi diritto.

Il Consiglio Direttivo Regionale, in ogni riunione può indicare la data presumibile della riunione successiva salvo proposta di convocazione per  situazioni aventi carattere d'urgenza richiesta dal Presidente o da 1/3 dei consiglieri, in quest’ultimo caso il CDR va convocato entro 30 gg. dalla richiesta.

 

 GESTIONE AMMINISTRATIVA ECONOMICA E CONTABILE

INDIRIZZI GENERALI

Art. 4 SERVIZIO DI TESORERIA

         

Il Tesoriere predispone, altresì, il Bilancio Consuntivo alla data del 31 dicembre di ogni anno che sarà sottoposto all'approvazione dello stesso CDR e successivamente all'approvazione dell'Assemblea Regionale nei termini del trenta aprile di ogni anno.

Il Bilancio Consuntivo e lo Stato Patrimoniale saranno corredati della relazione tecnica di verifica redatta  dal Collegio dei Revisori dei Conti. Il Tesoriere predispone,entro fine anno, una relazione economica previsionale che sarà sottoposta all’approvazione del CDR, al fine di programmare le attività e progetti.        

Tutte le entrate (quote sociali e contributi degli associati, degli enti e delle ditte, entrate varie) e le uscite dell’Associazione devono transitare esclusivamente dal c.c.postale o bancario  intestati  all'AIC Puglia Onlus.

Il Tesoriere provvede alla registrazione delle note di addebito e di accredito pervenute sia dalla Banca che dal Centro Servizi Conto Correnti Postali.

Trasmette successivamente alla Segreteria Regionale, per la registrazione nella relativa banca dati, tutte le ricevute dei versamenti effettuati all’Associazione dagli associati celiaci e non per gli adempimenti ivi previsti.

Il Tesoriere ha in cura il Registro dell’Inventario dei beni strumentali dell’Associazione.

Tutta la documentazione fiscale e le pezze giustificative delle spese (scontrini, ricevute e fatture) sostenute dagli aventi diritto sarà consegnata al tesoriere, con nota spese e scheda riepilogativa.

Il tesoriere provvederà al rimborso delle note spese che risulteranno conformi con la presente normativa, nei casi dubbi chiederà il parere del presidente, che a sua volta, in caso  di contenzioso, anche se risolto tra le parti, chiederà  la ratifica al prossimo CDR.

I viaggi che vengono effettuati con il mezzo proprio per motivi associativi, dai coordinatori, consiglieri e soci collaboratori, saranno rimborsati sulla base della distanza chilometrica  percorsa e indicata sulla scheda riepilogativa allegata alla nota spese. Il Consiglio Direttivo Regionale stabilisce annualmente l'indennità del rimborso kilometrico.

Le spese telefoniche devono essere documentate allegando la copia della fattura e l'estratto del traffico telefonico relativo all'attività associativa e nel caso di cellulare (uso strettamente necessario) dello scontrino fiscale per l'acquisto della scheda.

Le spese per il vitto, l'alloggio ed eventuali spese di rappresentanza, si intendono preventivamente autorizzate, quando sono effettuate da chi svolge compiti associativi; tali spese si devono giustificare per la durata di tempo richiesto dall'attività.

Per ogni attività o progetto o incarico svolto anche dalla stessa persona, va presentata una  distinta nota spesa, con annessa scheda riepilogativa.

Tutti i pagamenti relativi alle spese dell'AIC Puglia dovranno essere effettuati dal Tesoriere o, in sua assenza, dal Presidente, tramite assegni bancari o postali o a mezzo bonifici  intestati al creditore. Tutti i pagamenti dovranno essere comprovati da relativa ricevuta intestata al destinatario delle somme erogate.Il Tesoriere dovrà accertarsi della liceità e congruità di ogni spesa prima dei relativi pagamenti.

 

Art. 5 SERVIZIO DI SEGRETERIA

 

Oltre a quanto già previsto nel capitolo “ Assemblee ed  Elezioni “  competono i seguenti altri adempimenti :

tenuta degli archivi degli associati, dei medici,  dei dietisti, dei laboratori artigiani, degli addetti alla ristorazione, degli istituti alberghieri..


Il Segretario Regionale provvede, inoltre:

alla registrazione dei nuovi associati, celiaci e non, delle quote associative versate dagli associati e pervenute al Tesoriere, all’invio di materiale informativo dell’Associazione, all’invio agli associati di lettere-informative a firma del Presidente ovvero a firma congiunta quando trattasi di corrispondenza redatta dai coordinatori di commissione o coordinatori provinciali nell’espletamento di attività o progetti .

Provvede, altresì, sulla base delle direttive del Presidente, a convocare il CDR con lettera di notifica a propria firma.

Infine, il Segretario Regionale, su richiesta, elabora e invia ai coordinatori provinciali l’elenco degli associati, paganti e non,  della provincia di propria competenza, mentre al Presidente e al Tesoriere, trasmette sempre, per via e-mail, l’elenco generale degli associati paganti e non. 

Infine, al Segretario compete la tenuta di un apposito Registro contenente i nomi dei soci che svolgono attività di servizio per l’Associazione (Consiglieri, Coordinatori di Commissione e Soci collaboratori), al fine di attestare la copertura assicurativa.

I rapporti con Enti Pubblici e Privati, con aziende del dietoterapeutico e non, la definizione degli elenchi dei medici, delle dietiste e delle altre categorie specialistiche in occasione di convegni o di altre manifestazioni, sono di esclusiva competenza del Presidente che opererà  con la stretta collaborazione del Segretario, Tesoriere, dei Coordinatori provinciali e Coordinatori di commissione.

 

Art. 6 CONFLITTO DI INTERESSI

 

Sono in conflitto di interesse coloro che, avendo rapporti di parentela o affinità entro il secondo grado o vincolo coniugale con persona celiaca o con dermatite erpetiforme, hanno un  interesse, per conto proprio o di terzi, in conflitto con quello della Associazione; interesse che non può realizzarsi se non sacrificando quello associativo (si richiamano le norme del Codice Civile ed in particolare gli artt. 1388, 1394, 2373 e 2391).         

            

Sono, altresì, in condizione di conflitto di interessi e incompatibili, coloro che si occupano di diagnosi e ricerca sulla celiachia, coloro che hanno interessi professionali/commerciali nel mercato del “senza glutine” ed infine coloro che hanno un rapporto di lavoro con AIC e gli associati.

Chiunque si trovasse in questa peculiare posizione ha l'obbligo di darne notizia all'AIC Puglia Onlus ed ai suoi organi regionali ed  e da intendersi incompatibile con le cariche elettive dell’Associazione.

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Il testo del presente Regolamento Interno è stato approvato nel corso dell’Assemblea Ordinaria degli Associati tenutasi Foggia il 6 aprile 2014

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